한진센 대외협력본부

안녕하세요. 업무를 진행하다보면 코로나 이후 화상 회의를 진행하는 경우가 정말 많아졌는데요. 그래서 오늘은 줌 회의를 진행하며 자주 쓰는 기능들을 설명하고자 하는 포스팅을 한번 해볼까 해요! 한번 따라해 볼까요?!

1. 줌 회의 예약하기

줌 회의를 예약하는 법이 필요한 이유는 여러 일정들이 동시에 진행이 되다보면 그 일정을 누락하는 일들도 자주 발생하기 때문입니다. 실시간으로 줌을 열어도 되지만, 신경쓰이지 않게 미리 예약을 해두면 그 일정에 참여하지 않는 경우에도 그 방은 열려있어서 효율적으로 일처리를 할 수 있답니다.

회의 예약기능은 많이들 사용하시는지 구글 아이디로 연동하여 로그인 후 가장 첫페이지에서 확인하실 수 있으십니다. 그럼 회의 예약 버튼을 눌러 볼까요?

회의 예약 화면을 보시면 이렇게 복잡하게 되어 있는 것을 확인 할 수 있습니다. 하지만 어려워 하실 필요 없습니다. 시점 기간 표준 시간대 등등 그렇게 어려운 말들은 아니니까요. 하지만 한가지 여기서 주의할 점이 있어요.

저 같은 경우는 자동으로 생성되는 회의ID를 사용하지 않고, 개인 회의 ID를 사용하는데요. 그 이유는 2가지입니다.

1. 호스트(나)가 접속하지 않아도 방이 생성되어 열려있다는 점

2. 한번 만들어 놓으면 주소와 암호가 동일하여 한번만 카톡에 복사를 해놓았다면 계속 복붙만으로 전달이 가능하다.

라는 이유 때문입니다. 개인 회의 ID를 사용을 하여 줌 회의를 예약하신다면 줌 주소 전달 및 회의 운영을 잘 해내실 수 있으실 겁니다^^

2. 줌 녹화하는 법

가끔 일정을 진행하다 보면 줌으로 녹화를 해야하는 일들이 발생합니다. 회의록 대신 쓰이기도 하고 진행된 일정이 녹화된 파일을 가지고 영상이 제작되거나 녹음파일을 통해 대본작업을 해야할 때도 있기 때문이죠. 그럼 녹화는 어떻게 진행하는지 알아볼까요?

줌 녹화를 하는 법은 우선 줌을 켜기 전에 줌 사이트에서 설정이라는 페이지에서 설정을 해야만 줌 프로그램에서 녹화 버튼이 활성화됩니다.

녹화 방법은 2가지가 있어요. 로컬기록과 클라우드 기록이라는 메뉴가 보이네요. 차이를 설명드리겠습니다.

1. 로컬기록: 호스트가 운영하고 있는 컴퓨터에 회의 종료 후 기록이 저장되는 형식

2. 클라우드 기록: 줌에서 제공하는 클라우드에 자동으로 기록이 쌓이는 형식

2가지 방법의 장단점이 확실히 있기 때문에 편안한 방식을 선택하시면 됩니다. 로컬기록 같은 경우에는 녹화버튼을 누르지 않았을 때 녹화를 까먹는 경우가 다반사이기 때문에 위험하긴 하지만, 저장이 빠르고 필요한 녹화파일을 바로 컴퓨터에 다운 받을 수 있습니다.

그렇다고 해서 클라우드 기록이 무작정 좋은 것도 아닙니다. 왜냐하면 클라우드의 용량 때문인데요. 녹화가 모두 쌓이고 있다고 생각했지만 클라우드 용량이 꽉차서 저장이 안 되는 경우가 생겨요. 그렇기 대문에 로컬기록과 클라우드 기록을 용도에 맞게 사용하실 필요가 있습니다.

3. 줌 녹화 다시보기

이제 녹화가 클라우드 기록 또는 로컬 기록으로 저장이 되었다면 그 기록을 어디에서 확인하는지를 알아보아야 하겠지요? 바로 이곳입니다.

줌 홈페이지 화면 중 왼쪽 기록을 클릭하면 클라우드 기록과 로컬기록을 선택하는 메뉴를 볼 수 있습니다. 클라우드에 계속 진행된 일정들이 자동으로 녹화가 되어있는 것을 확인 할 수 있네요.

그리고 클라우드 회의명을 누르면 다음과 같은 페이지를 볼 수 있는데요. 이곳에서는 클라우드에 저장되어 있는 녹화 파일의 다운로드도 가능할 뿐 더러 클라우드에 연결된 링크를 공유하여 다른 사람들에게 영상을 전달할 수도 있습니다. 그래서 클라우드 녹화를 하면 이런 부분이 정말 편하답니다.

다음은 로컬기록의 화면인데요. 컴퓨터에 저장되어 있는 경로가 나와 있어서 만약 저장된 파일이 어디있는지를 모르겠다면 로컬기록에서 확인하실 수 있습니다. 하지만 문제는 로컬기록에서는 바로 영상 재생이나 링크 전달은 불가능하다는 단점이 있어요. 그렇기 때문에 파일을 만약 지워버리셨다면 살리실 순 없습니다.

4. 줌 소그룹 나누기

그리고 마지막으로 줌에서 유용한 기능을 말씀드리자면 소그룹 나누기라는 기능이 있는데요. 소그룹으로 나눠 토의를 진행하는 일정에서 반드시 필요로 하는 기능입니다.

일단 회의에서 소그룹을 활성화 시키는 설정 방법부터 설명드리겠습니다. 줌 홈페이지 - 설정 - 회의중(고급) - 소회의실-회의라는 선택지를 활성화 시키면 위와 같이 소회의실이 활성화 됩니다.

줌 홈페이지에서 설정 후 줌을 실행시켜 보면 소회의실이 활성화 되어있는 것을 확인하실 수 있는데요. 소회의실을 무작정 누르는 것이 중요한 것이 아니라 소회의실 개설 전 설정이 매우매우 중요합니다!! 안 그러면 소회의실 일정 진행 중 모두 다시 대기실로 나오게 되는 대참사를 겪으실 수도 있어요!

첫화면에서는 반드시 수동으로 할당을 선택해주시길 바랍니다. 그래야만 설정을 제 맘대로 할 수 있습니다. 자동으로 할당하면 난장판 됩니다. 진짜.

소회의실 추가 버튼을 누르면 위와 같이 소회의실이 생성된 것을 확인하실 수 있는데요. 소회의실에 커서를 대면 이름을 변경할 수 있어 소그룹 명으로 바꿔주시면 됩니다.

여기서 진짜 중요한 설정이 있습니다. 소회의실 옵션에서 선택여부에 따라 정말 많이 달라지는 기능이 있는데요. 바로 자동 소회의실 닫기 기능이에요. 이 기능을 잘못 클릭하게 되면 1시간짜리 일정에서 갑자기 다 소회의실 대탈주 하는 일이 벌어지기도 하구요. 아니면 5분만 소그룹토의를 해야하는데 소회의실에서 안 나와서 일정이 지연되는 사태가 벌어지기도 합니다. 그렇기 때문에 위 설정은 반드시 주의해주세요!